Skip to main content

Beste mensen,

na bestudering van verschillende bronnen blijkt dat de penningmeester van onze VvE (MR 1992 en in HHR staat hierover niets) een paar maanden zijn rol aan de voorzitter en een ander bestuurslid heeft overgedragen. Hierna is de rol weer terug gegaan naar de oorspronkelijke penningmeester. Hierover is in de voorgaande ALV niet gerapporteerd dat dit zou gebeuren. En ook bij aanvang en bij beeindiging van deze rolwisseling is hierover niets naar de leden gecommuniceerd.

Ik ben van mening dat dit niet zomaar kan. Ik snap dat er sprake van een overmacht situatie kan zijn. Maar met de regels voor het benoemen van bestuursleden in het achterhoofd meen ik dat tenminste beide  wisselingen aan de leden had moeten worden gecommuniceerd.

Ik vraag me af of deze rolwisseling wel legitiem was. En of dit gevolgen voor verlenen van decharge voor de penningmeester heeft bij de volgende ALV. Immers, er is iemand anders penningmeester geweest. Ik vindt dat dit minstens in de ALV alsnog moet worden benoemd. Voorts vraag ik me ook af welke gevolgen dit voor een aansprakelijksverzekering bestuurders zou kunnen hebben.

Voor de goede orde: ik ben op de hoogte met de gang van zaken bij benoemingen. Dus hiernaar verwijzen hoeft echt niet.

Met vriendelijke groet,

Nev

 

 

 

De ALV benoemt het bestuur, die dan zelf de rollen verdeelt.
De rolwisseling lijkt me dus legitiem; communicatie hierover naar de leden was beter geweest.

Ik zie het probleem niet, ben zelf ook penningmeester van een vereniging geweest (geen VVE) en toen ik een paar maanden afwezig was heb ik dit voor die tijd overgedragen aan de voorzitter.
Toen ik weer terug was heb ik de taken weer op me genomen.
Betalingen en andere financiële zaken moeten wel doorgaan.
 

Het is sowieso handig dat een tweede bestuurslid toegang heeft tot de administratie en bankrekening.
Je hebt continu controle van elkaar en bij plotselinge ziekte heeft de vereniging geen probleem, het 2e bestuurslid kan alles zo overnemen en voortzetten.

@Polvo55 In een goed functionerend bestuur hoef je inderdaad geen extra zorgen te hebben. Het gaat hierin echter niet alleen om onderlinge controle binnen het bestuur, maar veel meer om de verantwoordelijkheid van het bestuur naar de leden van de vereniging en overheden. Een jaarlijkse decharge van het bestuur door de ALV moet wel goed kunnen worden uitgevoerd.

De functie van penningmeester is wel een bijzondere i.v.m. de financiële verantwoordelijkheid.

Dat betekent dat als een penningmeester na een bepaalde periode wisselt met een ander bestuurslid die periode wel gecontroleerd én afgesloten moeten worden met een schriftelijke, ondertekende overdracht. Waarbij ook tussentijds de kascommissie, VvE-beheerder of de accountant ingeschakeld kan worden. Anders zou een ander bestuurslid voor het financiële (wan)beleid of zelfs fraude op kunnen draaien van de voormalige penningmeester.

Bestuursfuncties worden binnen een bestuur verdeeld, maar een wisseling kan natuurlijk wel direct met de leden gecommuniceerd worden. En gewijzigd worden bij de KvK.

In een goed bestuur wordt ook een vier-ogen beleid gevolgd, een penningmeester heeft dan altijd een tweede handtekening nodig om betaling te doen.

Bij een recente bestuurswisseling (penningmeester trad uit bestuur en nieuw lid in bestuur nam de functie over) blokkeerde de bank de VvE rekening op het moment wij de wijziging doorgaven aan de KvK.

Het is niet echt sjiek om een wijziging niet te melden. Het lijkt mij ook verstandig de wijziging samen te laten vallen tijdens een ALV nadat het bestuur decharge heeft gekregen over het afgelopen jaar.

Reageer


Forumvoorwaarden Eigen Huis community