Wanneer moet een ALV agenda (MR 1992) inhoudelijk vast staan?

In het Model reglement 1992 staat dat de uitnodiging voor een vergadering uiterlijk 15 dagen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk verzonden moet worden. Er staat niet beschreven hoe om te gaan met aanvullende agendapunten die later worden aangedragen door de leden. In modelreglement 2017 staat hier een termijn voor van uiterlijk 7 dagen voorafgaand aan de vergadering, waarna het bestuur onverwijld een nieuwe agenda moet toezenden.

Het getuigt niet van behoorlijk bestuur wanneer tijdens de ALV gestemd wordt over een onderwerp wat tijdens de vergadering wordt toegevoegd aan de agenda, precies om de reden die u aangeeft: leden moeten kunnen beoordelen of deelname nuttig is.

Overigens staat in het MR 1992 “schriftelijk” en “verzenden”, dit is dus niet publiceren op een portaal, maar via de post of via email. 

Grappig, wnt in het exemplaar dat ik heb staan deze twee begrippen niet. Hoe kan dit?

Correctie: er staat "verzonden".

Wat ik van de VvE jurist heb terug gekregen:
 

“Om tijdens een ALV genomen besluiten rechtsgeldig te laten zijn, is het van belang dat het VvE bestuur de juiste oproeptermijn in acht neemt. De oproeptermijn is de termijn die ligt tussen de schriftelijke uitnodiging met hierin de agenda tot het bijwonen van de vergadering tot aan de daadwerkelijke datum van de ALV. 

In MR 1992 betreft de oproeptermijn 15 dagen. Niet inbegrepen hierbij is zowel de dag van oproeping als de dag van de vergadering zelf. 30 Dagen na kennisname van een genomen besluit staan deze onherroepelijk vast. Dit staat vastgelegd in de wet, 5:130 Burgerlijk Wetboek.

Dit betekent dus als vanaf de schriftelijke uitnodiging punten in de vorm van een 'mededeling en/of ingezonden stuk' worden ingediend deze NIET rechtsgeldig zijn. Hiervoor is het noodzakelijk dat een onderwerp voorafgaand aan de vergadering met inachtneming van de oproeptermijn op de agenda IS GEPLAATST! 

Zonder rechtsgeldige besluitvorming blijft het onderwerp een vrijblijvende discussie waarvan geen duidelijke actie of besluitvorming mag worden verwacht (er zijn voldoende juridische precedenten bekend waarin de rechter besluiten vernietigde die zonder voorafgaande agendavermelding waren genomen). Bovendien is het de vraag in hoeverre behandeling ervan volledig in de notulen zal worden opgenomen. Als er geen verplichting bestaat om niet-besluitvormende punten gedetailleerd vast te leggen, zal dit bijna zeker leiden tot incomplete of summiere verslaglegging. 

Als niets is geregeld in het splitsingsreglement over hoe VvE leden onderwerpen op de agenda kunnen laten zetten, bepaalt Boek 2 Artikel 8 van het Burgerlijk Wetboek dat degenen die bij een VvE zijn betrokken zich redelijk tegenover elkaar moeten gedragen. Dit brengt mee dat wanneer een eigenaar een verzoek doet om een onderwerp te behandelen voor of op de vergadering, het bestuur niet op onredelijke gronden mag weigeren om dit onderwerp te agenderen.”
 

Nogmaals, met agenderen wordt NIET bedoeld het als "mededeling en/of ingekomen stuk" aan de vergadering voorleggen voor behandeling!

Dit zou betekenen dat dit VvE bestuur, die al jaren deze werkwijze hanteert en er regelmatig in slaagt om klagers weg te zetten, deze werkwijze als doelbewuste tactiek gebruikt. 

Nev
 

Het kan kennelijk nog gekker binnen onze VvE. Nadat de agenda per mail als pdf was rondgestuurd aan de leden. Werd er een update gestuurd waarop plots twee mededelingen en ingezonden stukken waren vermeld.

Ik ging ervanuit dat een van de leden dit had gedaan. Maar kort erop werd er door een lid een klacht bij het bestuur ingediend. Ik heb hiervan de brief. Het blijkt dat over de onderwerpen tussen klager en het bestuur al enige tijd onenigheid is en dat klager, door een advocaat, zelfs één van de onderwerpen op de agenda had laten zetten. De klager accepteert de degradatie naar mededeling niet. En vind van beide onderwerpen dat deze onterecht niet op de agena zijn gezet. Klager noemde dit 'negeren'. Er blijkt tussen klager en bestuur namelijk geen overleg te zijn geweest. In de brief staan schokkende zaken zoals het niet reageren op advocaten. Er wordt zelfs een citaat aangehaald van de penningmeester die in een mail zou hebben geschreven dat er op de ALV alleen fincien en beleid wordt besproken en "nimmer" persoonlijke zaken.

Dat gaat volgende week gezellig worden.

Nev