De taak van de Kascommissie is o.a. het controleren van alle inkomsten en uitgaven. Daarbij horen de uitgaven t.b.v. onderhoud ook bij. Het is merkwaardig dat het bestuur het MJOP niet wil delen op detailniveau. Wat is dat voor een excuus: “uitvoerders niet in de aart spelen”? Het lijkt mij in het belang van het bestuur om zo transparant mogelijk te zijn.
Het normale proces lijkt mij als volgt:
- De ALV geeft opdracht tot het opstellen van een MJOP (door beheerder, Vereniging Eigen Huis, Stichting VvE Belang, etc.)
- Na het opstellen wordt het MJOP door de ALV aangenomen.
- Op basis van het MJOP worden de werkzaamheden uitgevoerd.
- Net als alle andere uitgaven, worden de uitgaven voor het onderhoud door de Kascommissie gecontroleerd.
- De dotatie aan het reservefonds kan jaarlijks aangepast worden door de ALV op basis van indexcijfers o.i.d.
Dank voor de reactie.
Het punt dat ik wil maken is dat ik tussen de stappen 1 en 2 een controleslag wil laten uitvoeren door een onafhankelijke commissie bestaande uit leden van de VvE. Momenteel lijkt mij dit moeilijk hiervoor een opdracht te geven aan de Kascommissie. Zij behoort volgens de regels de alleen de Jaarrekening te controleren (en niet het MJOP) en kan zich met een beroep op die regels daartoe beperken.
Hoe toch voor elkaar te krijgen dat een onafhankelijke commissie het MJOP beoordeelt en een voorstel tot goed- c.q. afkeuren doet aan de ALV?
Vreemd dat het bestuur het niet wil delen, het gaat om de financien van alle VvE leden.
Zijn er misschien bewoners welke een technische commissie kunnen vormen en dat zij het MJOP beoordelen?
De stelling: “Vreemd dat het bestuur het niet wil delen, het gaat om de financien van alle VvE leden.” Is niet juist! Het bestuur deelt wel informatie van het MJOP, maar getotaliseerd op een erg hoog niveau (de reden waarom is beschreven).
Mijn eerdere bericht was ik plotseling kwijt en werd gepubliceerd. Hier het vervolg.
die Technische Commissie is een goed idee. Wanneer de Technische Commissie het “detail MJOP” beoordeelt en hiervan een verklaring afgeeft in de ALV, dan krijgen de leden inderdaad een soortgelijke verklaring als bij de jaarrekening.
Ik ga anderen daarvoor “warm maken”.
dank voor het idee.
De stelling: “Vreemd dat het bestuur het niet wil delen, het gaat om de financien van alle VvE leden.” Is niet juist! Het bestuur deelt wel informatie van het MJOP, maar getotaliseerd op een erg hoog niveau (de reden waarom is beschreven).
Ik vind het onbegrijpelijk dat uitgaven voor groot onderhoud (posten die op het vastgestelde MJOP staan) anders worden verantwoord dan uitgaven die op de jaarlijkse begroting staan.
Penny wise pound foolish: wel op de centen letten maar niet op duizenden euro’s.
Wij doen dat dan ook anders. En ik begrijp van onze beheerder dat deze niemand kent die dat zo doet.
De manier waarop uitgaven voor posten op de jaarbegroting worden verantwoord (exploitatie rekening), wordt bij ons ook gebruikt voor MJOP posten in het boekjaar.
Wij hebben een extra financieel blad in de jaarrekening met a) de MJOP post(en) in/voor het boekjaar; b) de begroting(en) ervan (uit het MJOP en goedgekeurd voor 1 jaar door ALV); en c) de realisatie (uitgave voor die post).
En natuurlijk op dat blad ook, net zoals op de jaar-exploitatie rekening, de inkomsten: subsidie(s) en de toevoeging aan het reservefonds vanuit de jaarexploitatie.
Het extra fin. blad van de jaarrekening levert een onttrekking uit of een toevoeging aan het reservefonds op voor de balans. De kas commissie en nog belangrijker de ALV, kan alle uitgaven etc. dus goed en gedetailleerd controleren.
Wat een interessante optie, die je beschrijft. Ik begrijp hem nog niet helemaal, maar ik tracht je optie te vertalen in mijn eigen woorden en zo verder te komen. (Als het anders is, dan komt er een andere discussie).
Op dat extra fin.blad zijn alle onderhanden projecten vermeld. En van elk onderhanden project kan je apart zien:
1. het gespecificeerde budget dat de ALV beschikbaar heeft gesteld;
- de eventuele subsidies op dit project;
- De gedane uitgaven van vorig jaar/jaren voor dit project;
- de gedane uitgaven van het lopend jaar voor dit project;
- Het positief/negatief resultaat op voor dit project.
Vragen:
Aan het eind van elk project is er een financieel resultaat (positief of negatief). Wat doen jullie met die resultaten? (Gaat dit naar een algemene reserve, wordt dit afgerekend met de leden of mogelijk nog anders).
Als er een jaarafsluiting is en een project is nog niet afgerond terwijl het bestuur al ziet dat er uiteindelijk een negatief resultaat komt, wordt dat komende verlies al direct verrekend bij dat jaar (en hoe doen jullie dat? (uit de algemene reserve of direct afrekenen met leden) of wordt dit pas gedaan bij de afronding van het project (uit de algemene reserve of direct afrekenen met de leden)
Fijn met iemand te praten die geïnteresseerd is in dit off-topic onderwerp. Ik zal later antwoorden voor zover ik dat kan, ik ben geen boekhouder, maar heb wel veel aan project accounting gedaan.
Eerste deel van mijn antwoord is dat bij ons bijna nooit een Mjop project ver over de jaargrens heen loopt. Dus zijn er alleen uitgaven in het boekjaar.
Tekorten of overschotten op project niveau worden wel toegelicht, maar rekenkundig wordt het saldo van alle projectkosten en van alle Mojp ‘inkomsten’ net zo behandeld als het saldo van de kosten en inkomsten op de jaarbegroting.
Dat laatste saldo boekten wij altijd al ten laste/ten bate van het reservefonds (Niet helemaal volgens de regels van MR 1992, maar wij vragen het de ALV iedere keer en onze Mjop toevoeging berekening kan er tegen).
Wij laten het MJOP opstellen door een extern bureau. Dat is niet onze beheerder.
Het concept-MJOP wordt eerst besproken tussen de opstellers en leden van onze Technische Commissie met een bouwkundige achtergrond. Dan komen er zaken bij, gaan er zaken uit een wordt zaken op de juiste termijnen van uitvoering geplaatst.
Het externe bureau rekent dan nogmaals het MJOP door en levert dat aan bij het bestuur.
In de ALV wordt het MJOP geagendeerd en vastgesteld.
Het bestuur en de beheerder zorgen ervoor dat het MJOP goed in de begroting komt, dat de reserves voor groot onderhoud goed en tijdig worden opgebouwd vanuit de ledenbijdragen.
Jaarlijks wordt de MJOP geagendeerd voor de ALV wat betreft het onderhoud dat volgens het MJOP op de kalender staat.
De beheerder vraagt in opdracht van het bestuur offertes op. Die worden besproken met de Technische Commissie. Na akkoord geeft het bestuur de beheerder opdracht om de geselecteerde partij opdracht te verlenen.
De kosten van het onderhoud drukken op de exploitatie van het betreffende jaar.
De leden kunnen in de jaarrekening zien hoeveel er is uitgegeven vanuit de onderhoudsreserve. Reparatie- en onderhoudskosten die niet waren voorzien in het MJOP staan ook in de jaarrekening opgenomen als dagelijks onderhoud.
Voor iedereen totaal transparant en goede scheiding van rollen.
