Vraag

VvE Beheerders en Twinq


Reputatie 3

Diverse VvE Beheerders maken gebruik van Twinq. Via Twinq kunnen bestuur en/of leden van VvE’s informatie raadplegen zoals bijvoorbeeld notulen van ALV’s, meerjarenplannen, gebouw gegevens, etc.).  Ook de beheerder van onze VvE maakt gebruik van Twinq, maar slechts voor een klein gedeelte. Hoe makkelijk zou het zijn wanneer alle gegevens van de VvE, inclusief verslagen, gebouw tekeningen, huishoudelijk reglement, MJOP, etc. in een digitaal archief via Twinq te vinden is?

Mijn vraag is nu: komt het door de beheerder dat wij dit niet kunnen zien of ligt het aan Twinq? Zijn er überhaupt VvE’s die zelf documenten kunnen uploaden naar hun Twinq omgeving? Of moet dit altijd door de VvE beheerder gedaan worden?


15 reacties

Reputatie 1

Hoi @HvandenB  welkom op onze Community. We zagen dat onze communityleden nog geen reactie hebben kunnen geven op je vraag. Op de website van Twinq https://www.twinq.nl/vve-software staat uitleg wat de software aan mogelijkheden heeft. Een MJOP (technisch beheer) staat er in vermeld, net als digitaal vergader en stemmingsopties. Of technische tekeningen van het gebouw in het systeem geplaatst kunnen worden zagen wij er niet staan. Of de software is opgebouwd in af te nemen modules, of dat het een totaalpakket is, is niet duidelijk op te maken uit de informatie. Maar je zou Twinq kunnen bellen en hierover navraag kunnen doen. Vriendelijke groet Alexander, Vereniging Eigen Huis

Het grote probleem met twinq is dat de beheerder uitmaakt wat hij wel of niet op twinq plaatst. Mijn ervaring met onze beheerder is dat zo gauw iets de beheerder iets niet welgevallig is het niet op twinq wordt geplaatst. Dus de info op twinq kan zeer selectief zijn.

De internet-versie van Twinq heeft heel uitgebreide functies voor Administratie, Financiën (incl. tbv Kascontrole), Gebouwbeheer en Bestuur. Het is inderdaad de beheerder, die bepaalt wat de leden kunnen zien. De ALV zou kunnen beslissen meer functies beschikbaar te laten maken en bij de beheerder te eisen deze beschikbaar te maken.

De oplossing van dit discussiepunt ligt eigenlijk voor de hand. De overeenkomst loopt ieder jaar af en moet dan weer voor een jaar worden verlengd. Ga 3 maanden daarvoor met de beheerder in overleg en leg de wensen van de VvE neer. Geef aan dat het systeem geen belemmering kent voor die registratie en geef de beheerder de keuze, registreer of geen contract meer.

Prima afspraken gemaakt met onze VvE beheerder, uitgangspunt "Alle VvE informatie in Twinq" (inclusief alle tekeningen en technische informatie van het gebouw, overzicht van handzender nummers van de parkeergaragedeur, uitgegeven aan de eigenaars, overzicht van afgegeven sleutels van de algemene ruimten, etc.)

I.s.m. VvE beheerder profielen aangemaakt "wie", "welke" informatie kan raadplegen, profiel: bestuur, technische commissie, kascommissie, eigenaar etc.

Wat een grote verassing was bij de overstap naar een nieuwe vastgoedbeheerder, is dat wij opeens in twinq ons hele historische financiële archief van de laatste zes jaar niet meer konden inzien. Zowel de oude als de nieuwe vastgoedbeheerder gebruikt twinq.

De nieuwe vastgoedbeheerder heeft alleen een twinq- archiefkopie van de oude beheerder overgenomen, zodat het bestuur wel specifieke documenten uit het verleden aan de beheerder kan opvragen. Echter je kunt niet zelf in twinq meer zoeken.

Het verstrekken van een voor de vve leesbare kopie van het historisch archief bv in de vorm van een verzameling pdf documenten is niet mogelijk. Het bestuur vindt dit heel vreemd, de vve is immers eigenaar van de financiële gegevens maar kan er niet meer bij komen!

Zijn er andere vve’s met dergelijke ervaringen? En wat zijn mogelijke oplossingen?

Reputatie 3

Prima afspraken gemaakt met onze VvE beheerder, uitgangspunt "Alle VvE informatie in Twinq" (inclusief alle tekeningen en technische informatie van het gebouw, overzicht van handzender nummers van de parkeergaragedeur, uitgegeven aan de eigenaars, overzicht van afgegeven sleutels van de algemene ruimten, etc.)

I.s.m. VvE beheerder profielen aangemaakt "wie", "welke" informatie kan raadplegen, profiel: bestuur, technische commissie, kascommissie, eigenaar etc.

@N.A.A.P : maar wie zorgt er voor dat deze informatie in Twinq wordt geplaatst? De beheerder of kan (een lid van) het bestuur dit ook?

Hallo Herman, onze VvE beheerder heeft alle door het VvE bestuur bepaalde relevante documenten in Twinq gezet, o.a. ca. 200 technische documenten/tekeningen etc. Ook bijv. Aantekeningen VvE bestuursvergaderingen en onze VvE nieuwsbrieven, verstuurd aan de eigenaars worden door de VvE beheerder in Twinq gezet, zodat alle VvE informatie in Twinq is gearchiveerd

 

 

Het is idd in belangrijke mate de beheerder die bepaalt wie toegang heeft tot welke informatie en of VVE-bestuur en -leden zaken kunnen uploaden. Ik kan me voorstellen dat de bevoegdheid tot uploaden wordt beperkt tot enkele met name genoemde personen (bestuur?), ter voorkoming van chaos. Maar helemaal niets toestaan aan de VVE is in mijn ervaring zeer ongewenst, temeer omdat beheerders niet altijd even secuur en kundig zijn om de VVE-informatie actueel en relevant te houden. Verder is mijn ervaring dat sommige informatie niet of op onlogische plekken wordt opgeslagen, naar verluidt omdat de beheerder dit voor alle VVE’s op dezelfde manier doet (maar ook dan blijft het onlogisch resp. onvolledig...). En tenslotte inderdaad de overstap naar een andere beheerder: wij hadden toen nog 3 maanden toegang tot de Twinq omgeving van de oude beheerder, en een complete download maken van de gehele administratie (inclusief facturen e.d.) was feitelijk onmogelijk. Twinq faciliteert volgens mij alleen maar downloads van individuele overzichten resp. individuele boekingen, geen compleet archief met een druk op de knop. Dat is vanuit de wettelijke bewaartermijn gezien een onbegrijpelijke leemte in het programma.

@HvandenB, afgesproken dat alleen de VvE beheerder documenten in Twinq plaatst of muteert, op aangeven van het VvE bestuur en dat werkt prima. 

Onze beheerder heeft geen Twinq maar iets anders. Wij hebben heel bewust gekozen voor een eigen VVE website om onafhankelijk te zijn van de beheerder, zowel voor functionaliteit als  bijvoorbeeld bij wisselingen. De functionaliteit is bewust in tweeën gesplitst. De financiën, opdrachten, facturen, contracten, begroting etc. is allemaal bij de beheerder onderbracht.

De focus van onze website is communicatie en meer statische informatie. Zo is er een prikbord waarop bewoners zelf informatie/vragen/mededelingen kunnen zetten/uitwisselen. Tegenwoordig is er zelfs een heus forum dat op onderwerp is georganiseerd.
Begrotingen, tekeningen, notulen zijn allemaal op die website in te zien en veel gerichter dan de beheerder dat zou doen in ons geval. Instellingen, opmaak, structuur, kunnen uploaden is allemaal in handen van de VVE.

Ook de rechten (rollen) bepalen wij (bestuur i.s.m. ALV). Zo is er zelfs een voor de beheerder afgeschermde map. Er is ook een map voor bewoners uploads en een voor foto’s. En er zijn  meerdere mappen voor commissies waar de commissie zelf upload en beheer doen.

Enige interactie tussen de 2 systemen is wel wenselijk, bijvoorbeeld voor storingen. Tot nu toe moet dat handmatig gebeuren, helaas. Zelf zou ik graag een map met kopieën van facturen geautomatiseerd willen hebben. Voor de kosten hoef je zo’n website niet te laten, die overigens door een bedrijf is gemaakt en wordt onderhouden incl. backup.

 

Ruim zeven jaar bij beheerder geweest. Overstap gemaakt naar nieuwe. Weigerde Twinq digitaal over te zetten. Alles aangeleverd via pdf. Bewoners zijn hele historie kwijt.

Reputatie 3

Uiteindelijk heb ik zelf een complete relationele database gebouwd waarin een groot deel van de  administratie van de VvE is opgeslagen en wordt beheerd. Dit loopt parallel aan Twinq. 

Dank voor uw reactie
Bij overdracht kregen wij ook de gehele administratie op pdf. Ook wij maar ook Twinq heeft een backup van de administratie. In de contacten die ik met Twinq had werd ik direct terugverwezen naar de desbetreffende beheerder.
Beheerders hebben hun eigen nummering van de grootboekkaarten en weigeren bij overdracht deze nummering over te nemen. Hun verweer is:”Als we b.v. voor onze drie honderd VvE's allemaal een andere administratie (andere grootboekkaarten nummering) moeten voeren dan wordt het voor ons moeilijk.”
Daar kan ik inkomen maar er zit vaak wel een extra prijskaartje aan voor de beheerder voor het opnieuw invoeren.
De vraag blijft: “Van wie is de ingevoerde administratie. Van de VvE of van de beheerder. Wie heeft het eigendom. En we kiezen juist voor een digitale administratie vanwege de eenvoud van overdracht naar een andere beheerder.
Ik denk dat de oplossing zal/kan zijn dat we een uniforme grootboekkaarten nummering hebben waarin VvE's de administratie voeren. Zoveel grootboeknummers hebben we nou ook weer niet

 

 

 

Dit jaar zijn wij overgestapt naar een nieuwe beheerder. Deze gebruikt zijn eigen systeem:Twinq.  Fijn dat ik deze community vind bij VEH. Ik probeer me in te lezen qua mogelijkheden software. Er kan (heel) veel als ik de file hier lees.

Voor veel (oudere) bewoners is het lastig om digitaal actief te zijn op dit gebied.

Voor de recente belastingopgaaf was 'aandeel reservefonds' een document dat benodigd was. Twinq zou dat niet kunnen leveren. In het portal waren alleen de eerste twee maanden servicekosten te zien. Het aandeel niet. Na vorige ervaringen een schrik. Bij lang aandringen kregen we een uitdraai (ik vermoed pdf van vorige beheerder). Mijn vraag: heeft Twinq geen functionaliteit deze per eigenaar te uploaden (door nieuwe beheerder of wellicht bestuurslid). Een ongeadresseerde print in brievenbus afgelopen weekend) kan er bij mij niet in. Twinq zou dit moeten kunnen verwerken m.i.. Heb ik dat goed?

Reageer